Privacyverklaring en -register

De vereniging WV Hellevoetsluis slaat van haar leden een aantal gegevens op. Deze gegevens worden op verschillende manieren gebruikt. U kunt er het inschrijfformulier op naslaan om te zien wat wij ooit van u hebben gevraagd. U kunt deze gegevens ook bij ons op vragen en aangeven dingen te wijzigen of te verwijderen. Echter, sommige gegevens zijn wel noodzakelijk om lid te kunnen blijven. Inzien en wijzigen doet u via ledenadministratie@wvhellevoetsluis.nl. Na opzegging van uw lidmaatschap worden uw persoonsgegevens na 2 kalenderjaren verwijderd.

Wat willen we van u weten:
Naam, adres, woonplaats, telefoonnummer(s), e-mail adres

  1. Geboorte datum
  2. Bank/Giro nummer
  3. Naam, merk, afmetingen en type van uw schip
  4. Bewijs van eigendom van het schip
  5. Gegevens van de verzekering van schip
  6. Uw beroep/vakgebied en vaardigheden
  7. Uw bereidheid deel te nemen aan commissies of het bestuur
  8. Het nummer van de door de vereniging aan u toegekende ligplaats.

Wat wordt er met deze data gedaan:
De NAW, boot en bank gegevens worden verwerkt in e-Captain, het leden-beheer programma. In samenwerking met A. Blonk administraties worden hier de facturen aangemaakt voor de lidmaatschapsbijdrage en gemaakte onkosten. De e-mail adressen worden gebruikt om met u te communiceren (facturen, nieuwsbrief, oproep zelfwerkzaamheid, calamiteiten). Dit wordt gedaan door de Activiteitencommissie of eventueel de betrokken commissie.

  1. Naam en geboortedatum worden ook uitgewisseld met het overkoepelende verbond: KNWV en, in combinatie met de vastgestelde zeilvaardigheid, met het CWO in het geval van het jeugdzeilen.
  2. De geboortedatum is nodig voor bepaling van juiste contributie en voor bepaling voor de plicht voor zelfwerkzaamheid.
  3. Bewijs van eigendom wordt gevraagd omdat de vereniging zeker wil weten geen criminelen te faciliteren met een ligplaats, terwijl elders in het land een gedupeerde naarstig op zoek is naar zijn schip.
  4. WA verzekering. Schade is gauw gevaren en in een vereniging met actieve leden is de kans op schade groter dan bij een slapende vereniging. Wij willen graag dat onze leden vergoed worden voor de schade aangericht door andere leden.
  5. Tijdens de zelfwerkzaamheid is het prettig om aan het werk gezet te worden aan klussen die binnen uw eigen vaardigheden en interesses vallen.
  6. Kunnen we u benaderen voor organisatorische of bestuurlijke activiteiten? Hoe meer leden meedoen, hoe gezelliger de vereniging wordt.
  7. Voor het functioneren van de verening is het noodzakelijk dat de leden elkaar onderling kunnen bereiken. Daarom verspreiden wij onder de leden een ledenlijst met daarop: naam, telefoonnummer, e-mailadres, scheepsnaam en ligplaatsnummer.

Wie hebben er toegang tot deze gegevens:
De gegevens zijn beschikbaar voor bestuur, havenmeesters, ledenadministratie en belanghebbenden commissieleden. De gegevens als genoemd onder punt 7 hierboven zijn beschikbaar voor alle leden.

Up to date houden van de gegevens:
Voor het goed functioneren van de vereniging is het van belang dat de gegevens die we van u vast leggen ook up to date blijven. Vooral e-mail adressen blijken vluchtig. U bent ook conform het huishoudelijk reglement verplicht deze gegevens zo snel mogelijk door te geven. De contactgegevens zijn voor ons erg belangrijk. Bij calamiteiten willen we graag u zo snel mogelijk kunnen informeren, maar ook de factuur willen we graag betaald hebben. Doorgeven van wijziging doet u via ledenadministratie@wvhellevoetsluis.nl of postbus 65, 3220 AB Hellevoetsluis.

Passanten
Van passanten slaan wij NAW gegevens op, nodig voor bepaling van de plicht tot betaling van toeristenbelasting, de lengte en type van het schip, nodig om het juiste tarief te kunnen hanteren en ligplaats waar is overnacht. Deze gegevens worden maximaal 3 jaar bewaard na de laatste overnachting bij onze vereniging.

Klachten
Met klachten kunt u altijd terecht bij het bestuur. Een formele klacht dient u in via secretaris@wvhellevoetsluis.nl.

Bewaartijd
Uw gegevens worden bewaard zolang u lid bent van de vereninging tot twee jaar na opzegging lidmaatschap. In de financiële administratie worden uw gegevens langer bewaard ivm de wettelijke bewaarplicht van 7 jaar.

Functionaris Gegevensbescherming: FG007332
Gerard Jonker is functionaris gegevensbescherming en is daar mee de contactpersoon van de vereninging voor de Autoriteit Persoonsgegevens. U kunt contact opnemen met de Functionaris Gegevensbescherming via het e-mail adres: privacy @ wvhellevoetsluis.nl (spaties te verwijderen uit het e-mailadres).

Maatregelen ter bescherming van uw gegevens:
-Uw gegevens worden verwerkt op computers waarvan de operatingsystems uptodate worden gehouden.
-De gegevensverwerkers hebben in contracten met de verening aangegeven wat hun maatregelen zijn om uw gegevens zo goed mogelijk te beschermen.
-De planner zelfwerkzaamheid bewaart alleen naam, telefoonummer, e-mailadres, leeftijd en specialismen
-De havenmeester heeft alleen beschikking over naam, telefoonnummer, e-mailadres, ligplaats en scheepsnaam

Privacy verklaringen derden:
e-Captain heeft een eigen privacy verklaring.
A. Blonk administraties heeft een eigen privacy verklaring.
KNWV heeft (nog) geen eigen privacy verklaring, maar dit komt er het dichtst bij: http://www.watersportverbond.nl/nieuws/2018/mei/avg-gegevensuitwisseling-tussen-bond-en-vereniging/
CWO heeft helemaal (nog) geen privacy verklaring.